Logiciels de Gestion de Références Bibliographiques
Pour tout savoir sur les logiciels de gestion de références bibliographiques, bien choisir le sien et apprendre à l'utiliser.

À quoi sert un logiciel de gestion de références bibliographiques ?

Un logiciel de gestion de références bibliographiques (Reference Management Software) a généralement 3 grandes fonctions :
  • collecter facilement des références, que ce soit une à une ou par lots, en cliquant sur un bouton ou en important un fichier, depuis une base existante, des sites web connectés ou depuis les sites d’éditeurs,
  • gérer ses références, les classer, les annoter, les tagger, les exporter,
  • citer une référence au sein d’un texte, depuis un outil de bureautique classique ou depuis LaTeX, et générer une bibliographie, tout en adoptant un style (format) de présentation (choisi ou imposé par une revue).
Il existe des dizaines d’outils de ce type, gratuits ou payants, chacun ayant développé certaines fonctionnalités plus que d’autres selon les besoins d’une communauté, le système d’exploitation pour lequel il fonctionne, l’intérêt aussi des financeurs de leurs développements.
 

Comment choisir ?

  • Dans la mesure où certains LGRB permettent la réalisation de bibliographies ou collections collaboratives et que cette idée vous intéresse, il est conseillé de se renseigner sur les habitudes de sa communauté, de son laboratoire ou des membres de son projet de recherche et de choisir le même outil. Dans le même ordre idée, le fait que l’outil soit aussi une forme de réseau social peut compter si vous souhaitez exposer votre bibliographie pour identifier de nouveaux collaborateurs.
  • Le fait de pouvoir annoter les PDFs et même de pouvoir partager les notes avec des collaborateurs est une fonctionnalité généralement très appréciée. Certains outils intègrent directement cette fonctionnalité, d’autres le permettent en recourant à un lecteur PDF tiers. C’est le cas de Zotero pour lequel il existe aussi la possibilité de recourir à l’application ZotFile (qui permet aussi une exploitation de Zotero sur mobile).
       Voir ce billet :  Annoter ses PDF avec Zotero , Le Blog Zotero Francophone, consulté en ligne le 15/11/2016.
  • Le fait d’être gratuit, libre ou payant peut aussi être un critère, tout comme les limites d’espace de stockage des fichiers (à distinguer des limites en nombre de références possibles). Pour contourner le problème si on dispose d’une bibliothèque volumineuse de PDFs , il faut vérifier si l’outil permet d’externaliser le stockage en recourant à un autre service de type Google Drive, DropBox ou Box. Pour Mendeley, il faut indiquer simplement un répertoire dans le “cloud” comme étant un “watched folder” ; pour Zotero, il s’agira de paramétrer un serveur WebDav.
        Voir la documentation Zotero à ce sujet.
  • Le système d’exploitation de votre ordinateur habituel et l’utilisation de LaTeX sont aussi 2 critères fondamentaux dans vos choix, tout comme la compatibilité avec votre navigateur préféré, ou encore le fait que l’outil fonctionne intégralement depuis le web.
  • L’existence d’une application pour tablettes et smartphones compte désormais de plus en plus, même s’il s’agit surtout ici de pouvoir lire et annoter les documents plutôt que de les citer dans un texte.
  • Le fait que le Pôle IST de la DirDoc puisse organiser des formations à Zotero dans votre labo peut aussi vous influencer. Ceci étant, si vous souhaitez opter pour un autre outil, ou migrer d’un outil à un autre, Le Lab peut vous aider dans votre démarche.
Il existe des comparateurs qui pourront vous aider à faire votre choix :
   le comparateur le plus complet étant sans doute celui réalisé et mis à jour par la bibliothèque de l’Université Technique de Munich,
   ce billet qui présente les avantages et inconvénients de Zotero, Mendeley, EndNote, Papers, RefWorks,
   une comparaison très détaillée de Zotero, Mendeley et Docear (par Docear),
   un tableau comparatif d’Endnote, Mendeley et Zotero élaboré par le MIT.
 

Migrer d’un outil à un autre

Si vous désirez changer d’outil de gestion de références bibliographiques, il vous faudra exporter votre base puis la ré-importer dans le nouvel environnement. Consultez la page Wikipedia pour identifier le ou les formats qui sont à la fois supportés en export de votre outil de départ et en import par votre nouvel outil.
N’hésitez pas à solliciter Le Lab pour avoir de l’aide pour une opération importante de migration.
 

Les styles

Un style (output style) permet de formater le rendu d’un appel de référence (exemples : (Doe 2015) ou (Doe, 2015) ou encore un numéro renvoyant à la référence complète) et aussi le rendu de la bibliographie complète en fin de document. Vous pouvez choisir celui que vous appréciez le plus mais dans la majorité des cas, il vous sera imposé par la revue ou la conférence à laquelle vous soumettez un papier, par exemple. 
De nombreux outils intègrent la possibilité de choisir parmi une bibliothèque de styles qui peut être augmentée en téléchargeant un nouveau style. Zotero propose par exemple de visualiser le format d’un style et de le télécharger ensuite pour l’intégrer à l’outi, voir cette page. Ils peuvent être installés dans d’autres outils puisqu’ils sont développés dans un format standard CSL. EndNote en propose aussi un catalogue.
 

Le cloud, synchroniser ses données

Certains outils ne fonctionnent que depuis un ordinateur, mais de plus en plus, ils sont connectés à une plate-forme. Cela signifie qu’après s’être créé un compte, il devient possible d’accéder via un navigateur internet à toutes ses références et parfois même au texte intégral. C’est aussi ce qui permet l’accès depuis plusieurs ordinateurs, son smartphone ou encore sa tablette. Il faut cependant veiller à synchroniser les éventuelles modifications opérées sur un terminal pour qu’elles soient répercutées à l’ouverture des autres.
EndNote permet de synchroniser sa base avec la version EndNote Web intégrée dans la base bibliographique Web Of Science.
Zotero permet d’accéder en ligne à sa bibliothèque mais l’interface en ligne reste minimaliste.
Mendeley permet aussi la synchronisation avec un compte en ligne qui alimente le profil d’utilisateur qui permet de profiter des fonctions de réseau social.
 

Autoformation - Information

Zotero

Zotero bénéficie d’une communauté très active d’utilisateurs et de formateurs qui partagent énormément d’informations et font progresser l’outil. 
Consultez :
   le forum officiel du site Zotero (les développeurs y sont aussi très présents) 
   le blog Zotero francophone et sa page dédiée aux tutoriels.

Mendeley

Consultez :

EndNote

Consultez :
   la page sur le site d’EndNote dédiée aux guides avec la possibilité de suivre des webinaires en ligne (calendrier affiché sur cette même page),

Docear

Consultez :
   un focus de l’INRIA sur cette fonctionnalité spécifique de Docear concernant la réalisation d’une carte mentale (mindmapping).

Outils dédiés à l’intégration dans des documents LaTeX

Certains outils supportent le LaTeX mais en général il est plus simple de recourir à un outil entièrement dédié ou presque à cet usage :
   l’outil BibTex lui-même, qui donne aussi son nom au format BibTeX (.bib),
   KBibTex,
   JabRef,
   BibTool pour gérer des fichiers BibTex,
   BibDesk.