Pourquoi et comment déposer dans HAL ?

Pourquoi déposer dans HAL ?

Pour partager et pour mieux partager la science

La recherche financée par des fonds publics devrait être accessible à tous, et pas seulement les chercheurs. Ces derniers rédigent leurs articles sans être payés en plus, font l’essentiel du travail de mise en forme finale et par ailleurs évaluent aussi gratuitement la production de leurs pairs. Parallèlement à cet effort bénévole, les services de documentation et les bibliothèques doivent composer avec les augmentations perpétuelles et très importantes du coût des abonnements et cela conduit de plus en plus à faire des choix et donc à stopper certains abonnements.

Le dépôt dans HAL, ou la publication en libre accès, est donc un acte citoyen de partage.

 

Pour augmenter la visibilité de vos travaux

Les archives ouvertes en général, et c’est bien entendu le cas de HAL, sont développées pour interopérer avec d’autres archives et d’autres moteurs de recherche.

Google Scholar (voir notre page sur Google Scholar) moissonne HAL et affiche le lien vers le dépôt.

OpenAire (Open Access Infrastructure for Research in Europe, à la fois un projet européen sur l’Open Access et un portail), moissonne HAL et d’autres archives ouvertes françaises comme Archimer ou OATAO, tout comme la plate-forme Isidore pour les SHS.

Au moment du dépôt dans HAL, on peut aussi transférer son dépôt automatiquement dans une autre archive, pour éviter d’avoir à procéder à 2 dépôts différents.

HAL permet, entre autres, le transfert vers arXiv (voir la page explicative de HAL ici) et PubMed (et l'autre page explicative de HAL là), uniquement si le texte intégral a été deposé.

Enfin Repec moissonne HAL et récupère ainsi les dépôts qui portent le domaine disciplinaire Economie et finance ou Gestion et management.

La plus grande visibilité des travaux en Open Access a fait l’objet de nombreuses études ; la majorité d’entre elles concluent à un impact positif de l’Open Access sur le taux de citations. Par ailleurs, si le comptage des citations ne vous intéresse pas, en plus des statistiques de téléchargement et de consultation de vos notices, vous pouvez profiter dans HAL de métriques alternatives qui repèrent l’usage de vos travaux sur des réseaux sociaux, des plateformes d’échanges scientifiques, des blogs ou encore Wikipedia. Il s’agit de l'indicateur Altmetric dont la représentation se fait au travers d’un donut :

http://espacechercheurs.enpc.fr/sites/default/files/pictures/altmetrics.png

 

Parce que ResearchGate et Academia ne sont pas des plateformes Open Access

ResearchGate et Academia ne sont pas des archives ouvertes, ce sont des entreprises à but lucratif, pour lesquelles on peut certes trouver un intérêt lorsqu'il s’agit d’entrer en contact avec d’autres chercheurs, mais qui ne peuvent en aucun cas se substituer à un dépôt dans HAL ou à une ou publication directement en libre accès. De toute façon, ces outils moissonnent régulièrement HAL et tomberont vite sur vos dépôts ; vous recevrez un mail vous demandant de confirmer que vous êtes bien l’auteur et le lien sera ainsi fait…

L’INRA a (octobre 2016) publié une analyse et des recommandations à ce propos, ainsi qu’un tableau comparatif des plateformes :

http://espacechercheurs.enpc.fr/sites/default/files/pictures/compa%20RG%20ACA%20HAL.png

Source : INRA, 2016, Activ’IST n°1

 

Parce que HAL garantit l’accès à long terme

Grâce à des liens uniques d’une part, et au système de stockage du CINES d’autre part, HAL vous garantit la pérennité du stockage des fichiers et du lien qui mettra d’y accéder.

 

Parce qu’un dépôt ne prend pas tant de temps que cela…

Tout est conçu pour vous faire gagner du temps :

  • Le Pôle IST fait régulièrement des imports de références d’articles dans HAL pour que vous n’ayez que le texte intégral à ajouter après avoir demandé à partager la propriété du dépôt.
  • Au moment du dépôt du PDF, cochez l’option en bas de page Récupérer les métadonnées à partir du fichier PDF, et HAL tentera de récupérer un maximum d’information pour alimenter le formulaire dédiée aux métadonnées et même les auteurs.
  • Au moment de la saisie des métadonnées, si vous disposez d’un DOI, ou d’un identifiant PubMed, Arxiv, d’ADS, de ProdInra, de l’Irstea (et il y en a d’autres !), il suffit de le copier-coller dans le champ dédié et HAL s’occupera de récupérer un maximum de métadonnées.

Et puis déposer dans c’est aussi gagner du temps pour générer automatiquement la liste de ses publications en vue d’un rapport d’activité par exemple, ou pour alimenter automatiquement une page web (accès au formulaire de paramétrage de la page ici) avec une liste toujours à jour de sa production, ou encore ses rapports CRAC et RIBAC pour les chercheurs CNRS.

Nous avons réalisé notre propre étude à partir des données relatives aux 31 chercheurs avec plus de 100 dépôts en tant qu’auteur dans HAL-ENPC. Nous avons identifié pour chacun les 5 années pour lesquelles ils ont le plus de dépôts et nous estimons alors à 15 le nombre de dépôts à réaliser par an. Il s’agit ici des chercheurs les plus actifs, c’est donc une fourchette très haute, la moyenne est en réalité bien plus basse. En plus, les co-auteurs (et les documentalistes) peuvent faire le dépôt. Mais même avec 15 dépôts à faire par an, en y consacrant 5 minutes chacun, cela correspond à à peine plus de 2h à consacrer par an à cette procédure pourtant essentielle de valorisation.

 

Comment déposer ?

Le Pôle IST peut vous aider…

… en organisant des ateliers dans votre laboratoire et en répondant à toutes vos questions.

Contactez votre documentaliste référent ou pensez au tchat pour essayer d’avoir une réponse immédiate.

 

Un tutoriel vidéo

Le CCSD, l’unité du CNRS en charge de HAL a réalisé un tutoriel vidéo très complet pour apprendre à faire un dépôt dans HAL.

http://espacechercheurs.enpc.fr/sites/default/files/pictures/tuto_video-1-768x497.png

 

La documentation de HAL

 https://hal.archives-ouvertes.fr/section/documentation

 

Dans quel portail ?

Le portail HAL-ENPC est conçu pour répondre au mieux à vos besoins, mais :

  • si vous avez l’habitude de déposer via HAL-SHS
  • si vous avez déjà fait un dépôt dans MADIS (IFSTTAR) ou une autre archive institutionnelle qui reverse dans HAL (ProdInra par exemple)
  • si un de vos co-auteurs a déposé via un autre portail

il n’y a aucun problème, et surtout il n’est pas nécessaire de déposer plusieurs fois ! Les portails sont des points d’entrée différents dans HAL, mais il n’y a bien qu’une seule archive HAL.

 

Quelle version déposer ?

La loi pour une République Numérique simplifie grandement la situation et vous autorise à déposer le postprint (la version finale acceptée) de vos articles dans HAL avec un embargo maximum de 6 mois pour une revue en Sciences, Techniques et Médecine ou 12 mois pour une revue en Sciences Humaines et Sociales, quel que soit le contrat signé avec l’éditeur.

 Voir notre page dédiée à l’Open Access ici pour plus de détails

Pour les autres types de documents et pour tous les articles publiés avant la promulgation de la loi le 8 octobre 2016, il faut encore se référer à ce que les éditeurs autorisent : le preprint, le postprint, ou le pdf éditeur. Le site Sherpa/Romeo pourra alors vous renseigner. Il recense en effet la politique des éditeurs en matière d'Open Access et qualifie leurs revues sur la base d'un code couleur :
  • les revues Green, pour lesquelles il est possible de déposer le preprint et le postprint, ou parfois même le PDF éditeur
  • les revues Yellow, pour lesquelles il est possible de déposer le preprint
  • les revues Blue, pour lesquelles il est possible de déposer le postprint ou le PDF éditeur
  • les revues White, pour lesquelles il est impossible de déposer une quelconque version du full-text.

Sur la base des publications 2012-2015 des laboratoires de l'Ecole, le potentiel de dépôt d'une version full-text est très fort comme l'indique le graphique suivant :

 

Comment appliquer un embargo ?

Pendant toute la durée de l'embargo, l'éditeur conserve l’exclusivité de la diffusion mais heureusement il existe dans HAL, depuis début 2016, la possibilité d'accéder malgré tout aux documents sous embargo grâce au bouton de "tiré à part" ou "request button".

Si Alice a appliqué un embargo sur son document (par contrainte ou par choix personnel), Bob, après s'être authentifié sur HAL, peut lui en demander l'accès. Soit Alice refuse, et l'article reste enfermé archivé dans HAL, soit elle accepte et Bob accède au document dans son espace HAL, rubrique Mon espace/Mes partages de fichiers sous embargo.

Clairement, cela signifie qu'il n'existe plus aucun obstacle au dépôt dans HAL et au partage des résultats de la recherche. Pour appliquer l'embargo, il faut le faire une fois le fichier uploadé dans HAL, en cliquant sur un petit crayon, un peu discret, tout à droite de l'écran en face du nom du fichier, colonne Actions. La durée de l'embargo se paramètre dans le menu déroulant Visibilité.

Quelle licence apposer ?

HAL permet (mais n’oblige pas) d’apposer une licence Creative Commons, c’est-à-dire un complément au droit d’auteur qui permet à l’auteur d’exprimer ce qu’il autorise ou interdit pour la production qu’il dépose.

Il existe 6 licences Creative Commons construites sur la base de 4 options (cliquer sur l'image pour la voir en plus grand) :