Qu'est-ce qu'un plan de gestion des données ?

Le plan de gestion des données est un document rédigé au début d'un projet, mis à jour régulièrement pendant le projet, qui décrit les données produites et la manière dont elles seront gérées. Concrètement, c'est un questionnaire :

• Quelles sont les données, comment sont-elles produites ?
• Comment sont-elles documentées ?
• Comment sont-elles stockées, sécurisées ?
• Comment la réglementation est-elle prise en compte ? (RGPD, propriété intellectuelle…)
• Comment sont-elles partagées ?
• Qui en est responsable ?

Voici la liste complète des questions dans le modèle ANR (il existe d'autres modèles).

À quoi ça sert ?

Avant sa rédaction, le plan de gestion des données sert à se poser assez tôt les questions qu'il faut anticiper. Il permet d'éviter les mauvaises surprises.

Après sa rédaction, il sert autant à faciliter l'ouverture des données, qu'à borner leur diffusion par rapport aux questions de propriété intellectuelle, d'enjeux industriels ou de données sensibles ou à caractère personnel.

Il doit être conçu pour que les membres d'un projet de recherche puissent s'y référer à chaque fois que se pose une question sur les données qu'ils produisent, par exemple : est-ce qu'on peut partager ou pas ; qui prend la décision ; quels sont les points de vigilance ; comment partage-t-on…

Vous avez déjà utilisé un plan de gestion des données rédigé par quelqu'un d'autre ? Votre témoignage nous intéresse.

Qui le demande et quand ?

Vous êtes lauréat d'un projet financé par l'ANR ou l'Europe ? Félicitations ! Le financement vient avec l'obligation de rédiger un plan de gestion de données 6 mois après le début du projet (kickoff) et mis à jour à 24 mois et à la fin. Il conditionne en principe le versement de la dernière tranche financière.

D'autres agences de financement comme l'ADEME le demandent aussi avec un délai de 1 an. Il faut vérifier le contrat de financement.

Qui le rédige ?

En principe, c'est le coordinateur du projet qui s'en charge. Il peut demander l'aide de ses partenaires et de ses documentalistes préférés.

Comment le rédige-t-on ?

Vous êtes convaincu (ou obligé ?…). Munissez-vous de :

1. Votre documentaliste : pour ses bons conseils.
2. La réponse à l'appel à projet, la convention de financement et le contrat de consortium (s'il existe). On va chercher deux types d'informations :
   • les mentions de livrables, résultats, work packages
   • les clauses de partage de la propriété intellectuelle entre partenaires
     → Transmettez-nous ces documents, on a l'habitude.
3. Vos partenaires de projet : ils vont nous aider à faire le lien logique entre les mentions de livrables, et les données produites par les équipes.
4. Une trame sur DMP OPIDoR. C'est le questionnaire. On commence par définir quelques "produits de recherche" : les données produites, en se basant sur les work packages et les livrables. Pour chaque produit de recherche, on répond à toutes les questions de la trame.

DMP OPIDoR permet de rédiger à plusieurs et de partager les plans.

Peut-on avoir un exemple ?

Oui.