Sciencesconf.org : un outil pour faciliter l'organisation d'événements
Sciencesconf.org est un outil web entièrement paramétrable qui facilite l'organisation de rencontres scientifiques en prenant en charge tous les aspects liés à l'événement, depuis la sélection des contributions à l'édition des actes, en passant par la gestion des inscriptions et du planning des interventions.

Sciencesconf.org un outil dédié aux chercheurs pour l'organisation d'événements scientifiques ; c’est une plate-forme conçue et administrée par le CCSD, le Centre pour la Communication Scientifique Directe, également concepteur de HAL.

Les interventions peuvent ensuite être versées en un clic dans HAL !
Tout cela gratuitement et sans qu'aucune compétence technique ne soit requise par l'organisateur puisque tout se fait depuis la plate-forme en ligne.

Personnaliser

Plus de 4500 conférences ont déjà été hébergées sur Sciencesconf.org dont par exemple GeoProc2017 organisée par le laboratoire Navier ou encore Interface2012 organisée par le LEESU ; ces 2 exemples montrent que le site de chaque conférence est personnalisable dans sa charte graphique et modulable dans l'agencement de son contenu. Les contributions retenues peuvent être affichées au fur et à mesure de l'élaboration du programme ou lorsque celui-ci est complet. Toutes les conférences créées se voient attribuer une adresse web personnalisée du type http://nom_de_l_evenement.sciencesconf.org et des adresses mails pour la gestion de l'événement.
L'organisateur peut même avoir accès aux statistiques de visites du site pour, par exemple, mesurer l'impact de sa communication sur l'événement.

Pour créer une conférence, il suffit d'en faire la demande sur le site en utilisant ses identifiants de connexion à HAL et que celle-ci soit validée par le CCSD.

 

Gérer

Dès lors, il est nécessaire de procéder au paramétrage du site :

- il faut définir quels types d'interventions il est possible de soumettre (communication orale, poster…) et quels types de dépôts il faut effectuer lors de la soumission (résumé, texte complet, résumé puis texte complet)

- pour chaque type de dépôt, il faut indiquer quelle est la période d'ouverture des soumissions ainsi que les champs obligatoires ou facultatifs que le déposant devra remplir pour décrire son dépôt

- il est également nécessaire de paramétrer les règles de relecture pour la sélection des interventions. Il faut indiquer le nombre de relecteurs possibles par dépôt, la période durant laquelle le relecteur peut procéder à son évaluation et il est aussi possible de permettre au déposant de prendre connaissance des commentaires des relecteurs une fois le papier accepté ou refusé

- il est même possible d'élaborer une grille de notation avec des critères propres à chaque comité de sélection

Pour élaborer le programme il faut simplement associer des événements à chaque créneau horaire sachant qu'il existe 5 types d'événements (session, discours, pause, logistique, sortie) et associer enfin les contributions retenues aux événements planifiés.


Le système permet la gestion des préinscriptions et des inscriptions avec un paramétrage fin de toutes les informations que l'organisateur souhaite obtenir des inscrits, comme par exemple leur participation éventuelle au dîner de gala.
Et pour ce qui concerne le règlement des frais d'inscriptions, il est possible de définir différents modes de paiement : par virement, par chèque, sur place et même en ligne avec une interconnexion au système de gestion de l'établissement organisateur (se renseigner auprès de l'agence comptable de l'École) ; pour les laboratoires CNRS, l'interconnexion est possible avec le système Azur Colloque.

 

Capitaliser

Une fois l'événement terminé, il est possible d'éditer très facilement un recueil des résumés ou les actes de la conférence. L'élaboration de ce document est paramétrable de différentes manières en indiquant quels éléments doivent figurer dans le document et aussi en ajoutant manuellement des fichiers qui seront intégrés à la production finale.
Enfin, comme indiqué plus haut, les dépôts peuvent être reversés dans HAL un par un ou tous d'un seul clic. Les fichiers joints sont eux-aussi transférés en même temps. Et grâce aux informations fournies par le contributeur lors de la soumission, son intervention lui sera automatiquement associée dans HAL, ainsi qu'à ses éventuels co-auteurs, de même qu'à leur tutelle.


Le manuel d’utilisation de Sciencesconf.org est disponible en ligne et il est possible de tester l'outil en ligne avec ses principales fonctionnalités.
Le Pôle IST de la Direction de la Documentation de l'École est à votre disposition pour une éventuelle assistance dans la création d'un événement sur cette plate-forme.